【2014年上海50公里】引导组小结

每年春天4月中旬的第一个周六,MF@SH5OKM的活动总是如期进行,今年经过前期努力的筹备,虽然遭遇了不如意的雨天,但仍然比较圆满的举办了,能够参与筹办这样有意义的活动,也是我的荣幸,接下了引导组的任务,主要有以下几项。

预计的引导组任务如下:
1.起点书院站签到前引导
2.起点现场报名签到
3.上海塘(二签)移动厕所安放引导
4.南汇嘴公园(三签)下撤大巴乘车引导

考虑到各个任务的时间点都是顺延的,所以我在上报本组义工是只申请了4人的额度。向自驾义工组申请一辆车就能完成本组的转场,全组行动,不需要分散。所以本组义工要求赶上11号线头班车,在7:40分到达书院路站开始工作,因为大量徒步人员的
到来也是在这个时间。
人员方面早已有安排,但临近活动一周,得知两人义工一位上午要开会,另一人当天值班,无法前往,所幸有好友欣然接受邀请,帮助本人圆满完成引导组任务。

1.起点书院站签到前引导
预想:
因为本人上届MF@SH5OKM担任的是签到组义工,深知签到义工在工作时最怕的是人群拥挤,发放物品的同时如果还有人在一旁询问,很容易分心出错,特别是本次活动还需要现场收费,为使签到组工作能够顺利进行,签到前的指引和答疑非常重要,可以将准备签到的人员引导到相对应的签到站。因签到站的划分是按照网上报名所产生的组别划分(团队T,个人P),为防止有队伍遗忘组号,所以我还预先打印了全部报名人员的详单,以备有人需要查询时使用。
实况:
当天早上大雨,实际现场签到人数比预计中的2000多少了很多,事后统计约为1200人左右(已去除大团队的提前签到卡发放),签到站人员拥挤情况比预想的好。而且在这样的恶劣天气中仍能坚持参加活动的,都是比较认真的,能够记住自己的团队编号,省掉了人工协助查询的工作。由于起点签到距离书院路站有大概300米,有参与者出站后方向不明,所以立即派出"陈大哈"和"qqfour"前往轨交站进行引导,现场由我和前来支援的"大黄米"和"米兰"进行秩序维持。9:00以后,轨交站基本无人流,"陈大哈"和"qqfour"撤回起点。接近10:00,起点所有工作基本结束,撤场转场。

2.起点现场报名签到
预想:
由于部分报名人员在网站预报名时提交信息错误不全,或者提交方式有误,造成报名失败,然而又有强烈愿望参加活动,并希望享有签到服务和其他活动保障,所以本次MF@SH5OKM开放了现场报名,但为了控制现场报名规模,以及鼓励网站预报名的原则,开放现场报名的信息并没有事先向外发布,而是以现场徒步者主动询问后才告知的方式进行。准备工作只是设计了一张现场报名表格,内有徒步者的基本信息和紧急联系方式,并告知活动注意事项,风险提示,并要求现场报名者签名。
实况:
由本组义工"夏夏"和总务义工"Annie"配合完成现场报名工作,要求现场报名者填写报名表,收取费用(与预报名相同),发放签到卡和手指发光器,共完成54人的现场报名,也算是对他们网上报名失败的一种补救措施,现场报名全部以个人名义申请,统一以"L"开头编号,以与之前报名的能够区分。

3.上海塘(二签)移动厕所安放引导
预想:
按照预计路线,上海塘(二签)移动厕所安放点在24。2KM处,按照7。5KM/H速度的高速行走,以起点签到最早7:00完成并立即出发,到达此处时间约为10:15左右,所以计划9:30左右起点引导和现场报名工作完成后有自驾义工将我们专场至此,选择厕所安放位置,并且帮助赞助商安放到位。
实况:
由于下雨,大治河口的碎石路将会积水,将无法行走,所以此段来回路线约减少了8KM,那么最快的徒步者将会在9:00略过就到达上海塘(二签)移动厕所安放点,显然与本组起点工作的时间点发生冲突,所以选择厕所安放位置,并且帮助赞助商安放到位的任务转交给了指路义工组长"骆驼",由他在沿途撒指路义工时安排。

4.南汇嘴公园(三签)下撤大巴乘车引导
预想:
考虑到本次活动报名近3000人的规模;本次路线的特殊情况,在20。2KM之后没有任何下撤点;以往经验大部分人的徒步距离在30多KM;如果不是很早出发,并且走得不快,到达南汇嘴公园将已经是16:00以后,继续行走最后含有芦苇塘土路的13KM将会走夜路,出于综合因素考量,本次组委会决定为广大徒步者在南汇嘴公园(三签)安排两辆37座大巴帮助大家,免费将需要下撤的徒步者运送至终点滴水湖。按照去年的经验,这个距离下撤的人数将会是整个徒步人数的小一半,以实际参加2500计算,将会有1000左右的人选择坐车,压力将非常大,很可能出现人等车,车来之后一拥而上的情况,如果真的发生这样的事情,难免引起矛盾,同时为了尽可能保证先到先乘车的原则,我还准备了扑克牌,用于等车期间排队编号之用。
实况:
由于下雨,参与人员就比预想的少,很多徒步者也是只走了一小段就下撤,所以在南汇嘴公园(三签)大巴下撤点始终保持着车等人的状态,秩序井然,在签到点之后手举写有"免费下撤大巴"的告示牌,引导需要乘车下撤的徒步者,包括运输在此工作的义工到终点,在共发车7班次,约240人。

感谢"陈大哈"、"qqfour"和"夏夏"帮助我共同完成引导组的工作,同时感谢"Annie"、"大黄米"和"米兰"的配合,以及所有为此次活动付出的义工们。
感谢所有冒雨前来参加活动的毅行者们,因为有了你们的热情参与,才给了我们筹备组织者最大的动力。
天气原因虽不完美,但大家都为此尽了全力,这样的天气下大家协同配合,让这次50KM更配得上滴水磨痕的主题。或许留点遗憾就是为了迎接下一次的更好,期待明年,2015年4月11日再见。 

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活化石 OP 2014-04-19 15:31

想到的几个以后活动可供借鉴的问题

备用预案
本次下雨暴露的问题以后将会不可避免的遇到,如何在比较恶劣的天气下临时改变方案,并做到井井有条,预案必须要提前做,线路压缩带来的最大后果就是原来纵向的安排,都变成了并列,人员安排难免捉襟见肘,需要提前做出一套完整的方案plan B,以备不时之需。

官方信息
知道活动当天将会下雨后,很多人询问是否会取消或者延期,希望以后大家在遇到相似情况时以论坛总通告中的内容为准,不要道听途说各种小道消息,也不要制造和传播未经证实的信息。(有人在活动前发帖说活动取消,希望对自己的发言负责)

现场查询
MF@SH5OKM经过10多年的发展,人数规模越来越大,这次打印了全部人员详单,但如果真有人需要查询,接近3000人的表格,查询将非常困难,以后如需安排查询,电子方式优先。(本次签到组有携带笔记本,因天气原因,没有使用。)

费用预收
现场收费费时费力,提前将活动费用转帐,可以将相对集中的工作量分开,同时省掉了现金环节,起点签到速度将能很大程度的提高。对于筹委会也更容易确定实际参加的人数,更好的利用资源,作出更有效的保障。

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眉乐 2014-04-19 17:18

行进道路狭窄,来往车辆也较多。这次以为救援队车上有扩音喇叭故事前没有提醒。车上义工提醒同学们靠边行走,嗓子喊哑了。