【项目管理】磨房@上海50公里徒步项目管理指引

说明：本指引仅用于磨房@上海50公里徒步项目之管理，每次活动请参考具体情况进行引用。

词汇及定义：

磨房

磨房是国内最有影响力的户外、旅行网站（网址： www.doyouhike.net），建立于2000年。磨房网站的主题是遵循自助、非盈利原则的自助旅行和户外活动。
磨房倡导：人与自然平等和谐地相处；在安全、环保、自助的前提下，践行自主、自助、独立、平等、互助、共享的精神，由此而协助每一颗自由的心实现远行的梦想。

磨房上海50公里

这是一个由磨房驴友自发组织的非营利性大型徒步活动，用一天的时间徒步50公里，以徒步穿越上海近郊野的方式来感受自然、挑战自我、体验其中苦乐。由2002年起源至今，每年一届，今年已是第N届。在活动中，参加人员近距离地感触上海城市和郊野，并充分感受到艰苦、磨砺、互助、关爱、奉献这些现代城市里稀缺的体验和精神，最终铸成一段刻骨铭心不可复制的金色记忆。

1. 整合管理

1.1 项目章程
项目发起人：磨房@上海版，由版主集体负责发起。
项目经理：每届50公里徒步行动总负责人，由版务人员推荐、自荐或版主指定，对发起人负责。
项目资源：作为非盈利性活动，由磨房网站及义工、赞助商提供项目所需资源。
1.2 可交付成果
1.2.1保证每届50公里徒步活动顺利、安全进行。
1.2.2 每年总结帖、各义工组总结帖、各参加队伍作业帖。
1.2.3 每年活动应产生明显特色的LOGO和路线地图。可以考虑做成品牌效应。

2. 范围管理

2.1   徒步路线范围：上海市及周边省市适合徒步的区域。
2.2   徒步路线长度：45至50公里。一般情况下不超过及不低于此长度。
2.3   徒步路线起点及终点：选择交通便利、空旷的场地，如地铁站、公交站、广场、游客集散中心、公园大门、绿地、码头等场所，应避开车辆人流密集的地点，避开监控严密的地点，避开容易引起围观或拥挤事件的地点。

3. 时间管理

3.1   上海50公里徒步活动举办时间：每年4月第二个或者第三个星期六。
3.2   徒步活动正式网上报名开放时间：每年3月第一周。
3.3   徒步活动筹备时间：活动前一年12月底成立组委会，确定项目负责人、版主负责人。活动当年1月底之前确定义工小组负责人，确定时间轴，2月底之前确定活动主题及初步路线。
3.4   徒步活动探路时间：每年春节之后，2月份的周末。如早期资料较丰富，可以一次探路；如早期资料不足，需要二次探路；尽量避免三次以上的探路。
3.5   探路资料整理及地图路线制作时间：每年2月底3月初，活动发布之前。
3.6   签到时间跨度的计算，以快速7KM/H，慢速4KM/H，并参考起点关门时间来进行计算，原则上不为跑步完成者提供特别打卡服务，及尽量避免走夜路。
3.7   徒步当天的活动开始时间：早上7点至8点区间进行起点签到，随到随走。如交通不便，签到时间可参考公共交通的始发时间；如参与人数较多，起点签到时间区间可适当延长。起点签到义工应提前就位。

4. 成本管理

4.1   上海50公里徒步作为非盈利性活动，原则上应做到收支平衡，如有少量差异，由上海版公共资金账户补足或接收。
4.2   物资支出项：背景布、签到卡、义工卡、卡套、吊绳、签到章、运动饮料、饮用水、义工马甲、急救药品、等等。
4.3   消耗支出项：用于活动保障的自驾车辆油费、过路费、帐篷桌椅纪念品等物资的运输费、义工盒饭、下撤大巴等。
4.4   经费收入项：参加人员报名费。参考标准：2012年5元/人，2014年10元/人
4.5   赞助项：可接受符合主办方条件的赞助，如饮料、移动厕所、急救车、纪念品、车辆等。

5. 质量管理

5.1   活动报名发布在大型活动及上海版，并汇总指引帖、包车帖、招募帖等相关帖子。
5.2   每届活动之后，应总结经验教训并在50公里专版发帖。
5.3   活动义工代表磨房形象，应衣着整洁，态度热情，行为合规。
5.4   起点应有明显引导标志；各打卡点也应有显著标志；终点可以从最后5公里开始每公里提供倒计程牌；终点可考虑铺设红地毯、终点门、路边广告牌、灯光等，提高徒步完成队员成就感。

6. 干系人管理

6.1   参与人员：活动接受报名之后，表明参与人员已接受活动条款及要约。主办方审核报名人员并通过后，需统计其信息并保证信息不得泄露用于活动以外其他目的。需发布出发通知，提醒报名人员相关注意事项。
6.2   义工：需保证义工的安全，需保护义工的个人信息不被泄露。
6.3   主办方：需在磨房宗旨下进行活动。
6.4   当地居民：不得干扰当地居民的正常生活、生产。
6.5   当地政府：不得影响当地政府正常运作。

7. 人力资源管理

7.1   义工小组：具体执行每届徒步活动的具体执行人员。
7.2   义工小组分类及功能：
财务义工：负责收费、会计、出纳、报销；
签到义工：负责签到流程提议，起点、打卡点、终点的签到及参与人员的数据统计；
指引义工：负责起点、中途节点、特别路段的指引工作；
摄影义工：负责活动照相、摄像工作。起点应为每一个小组拍摄合影；
急救义工：负责活动全程提供医疗急救服务；
骑行义工：发挥自行车的便利性，提供指引、摄影、传递消息等活动；
自驾义工：为签到义工、急救义工等提供车辆运输服务；
外联义工：审批报名队伍及个人，整理参与人员资料，并为各义工组提供分类名单，接洽赞助商；
后勤义工：提前准备活动所需物资及材料，开展包车活动，活动结束后收尾。
7.3   由义工总负责人收集各小组义工名单及联系方式，并提供各组资源共享。
7.4   部分义工小组之功能可整体外包由其他专业性公益组织提供资源，如户外救援队、厚天救援队、城市搜救队、越野E族等。
7.5   义工人员数量：按照1：20的比例来确定人员。但部分义工数量（如指引义工）与参与人员数量可能并无明显相干关系。
7.6   义工选择：应选择责任感强、有信誉、有影响力的驴友作为义工组长，并由义工组长发帖招募参与义工。因义工鸽子影响较严重，原则上优先批准有责任感、有信誉的驴友参加活动。活动结束后，恪尽职守的义工应受到表扬，鸽子义工应上黑名单。

8. 沟通管理

8.1   上海50公里徒步所有活动进程均应在磨房上海版面及时、公开发布。
8.2   路线讨论及探路活动应公开发帖，并公开招募参与者，优先确认义工组长及义工参与。
8.3   负责人可以建立QQ群等方式与参与义工讨论具体事宜。
8.4   与赞助商、当地政府的沟通需通报项目发起人。
8.5   决策方式有民主协商、少数服从多数、独自判断等，随机应变。

9. 风险管理

9.1   时间风险：与其他类似活动撞车。因磨房杭州及磨房南京的徒步活动通常在秋季举行，磨房上海50公里的活动时间目前主要是与“一个鸡蛋的暴走”举办时间接近。应对方式：错开一周举行。
9.2   路线风险：应避开车流较大的路段，公开讨论并提前探路，可以将影响减低。
9.3   天气风险：活动举办时间为春季，无酷暑、严寒、台风的影响，但因春季气候变化较大，一般情况下活动应风雨无阻，或视举办地天气做局部路线调整。如气象局发布天气预警信号，应考虑延期或取消。
9.4   伤病风险：参与人员或外挂人员可能身体状况不适合长途徒步，应于报名时确认已购买保险，并在出发前提醒，以及提供人道主义帮助。过往徒步中，曾有外挂骑行人员与砂石路转弯时摔倒骨折，及徒步人员轻微中暑之案例。其他轻微伤病，可由急救义工提供帮助，中等及以上程度伤病，可协助联系120或送附近2级以上医院救治。
9.5   人身风险：应避免徒步人员或义工独身处于偏僻路段。须安排骑行义工保障徒步队伍安全，并避免各类义工单独活动。
9.6   监管风险：应迅速疏导起点处的人流，避免聚集。如规模扩大至引起影响，可考虑与当地体育局、旅游局的合作或纳入全民健身运动。
9.7   隐私风险：活动报名人员及义工均应提供真实身份材料及联系方式，组委会应对人员资料进行保密。具体方式如下：
9.7.1 活动负责人、负责版主及外联义工组长三人掌握上海50公里徒步的公用ID，并用公用ID发布活动公告、出发通告、活动总结。其余义工小组活动由小组长自行发布。
9.7.2 报名人员详细资料名单（A级名单）由活动负责人、负责版主、外联组长三人掌握，并根据时间更新版本至活动报名截止日期为止。A级名单打印版不超过三份，活动结束后应回收。
9.7.3 为签到组提供B级名单，其中包括队伍编号、名称、队员ID、队长ID及联系电话，根据签到点数量打印数份。
9.7.4 为财务组、摄影组提供C级名单，包括队伍编号、名称、队员数量、队长ID及联系电话。
9.7.5 各义工小组长掌握本组义工详细名单，并提供义工ID及联系方式给总负责人，总负责人编制义工联络名单，含各义工组义工ID及组长联系电话，并发放到所有义工。
9.7.6 急救小组处理医患时可向总负责人查询相关队伍信息、队员ID及详细资料。

10. 采购管理

10.1    由各小组提供需采购物资清单，负责人批准后通知后勤组及时进行采购，并由财务组报销。
10.2    采购物资应选择质量好、品牌信誉度高的产品。
10.3    活动纪念品：应与户外活动定位相符合。纪念品的选择、厂家选择、物流派送应由专门人员负责，需提前制定时间节点并向总负责人汇报。
10.4    活动结束后两周内须公布活动之财务状况，做到公开透明，公众监督。